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X-Reports, die unheimlichen Tabellen des Martin Sembach
Ob in der Personalabteilung, Rechnungswesen, bei Zertifizierungen etc., viele Mitarbeiter arbeiten tagtäglich mit diesem Tool. Hierzu später mehr. Bevor wir jedoch einzelne Bereiche detaillierter vorstellen wollen, haben wir zu allererst Martin Sembach, den Programmierer von „X-Reports“, interviewt, um näheres über „X-Reports“ zu erfahren.
Unsere Fragen:
Beschreiben Sie mit wenigen Worten „X-Reports“.
Es ist ursprünglich entstanden, um Finanz- und Produktionscontrolling zu betreiben.
Was kann das Tool?
Modul Produktion. Liefert für den Produktionsbereich Kennzahlen hinsichtlich Qualität, Leistung, Auslastung von Mensch und Maschine, MTM-Analysen, Mehrmaschinenbedienfaktorberechnung.
Modul Personal. Liefert Personalplanung hinsichtlich Zu- und Abgängen, Einsatz von Zeitarbeitern, Tarifentwicklung, Sozialkostenbeträge, Personal-Schulungen. Zusätzlich sind in diesem Bereich Module für Mitarbeitergespräche, Stellenbeschreibungen, Mitarbeiterqualifikationsmatrix.
Modul Vertrieb. Kundenumsatzplanung bis auf den Artikel herunter gebrochen, Versandplanung, Soll-Ist-Vergleiche hinsichtlich Umsatz und Mengen, Kundeninformationsportal, Informationsmailings, Kunden-Mitarbeiterzuordnung, Auftragsbearbeitung und –erfolgscontrolling.
Modul Finanzen. Betriebswirtschaftliche Auswertung von Ist-Daten und Plandaten aus den Modulen Vertrieb und Personal. Damit ist es möglich, betriebswirtschaftliche Auswertungen (Bilanzen) für das bestehende Jahr und zukünftige Jahre aus den Planungsdaten zu generieren.
Ebenso ist es möglich, die liquide Situation des Betriebs für die Zukunft darzustellen (z. B. Bankkontostände für die nächsten Monate und Jahre), Gegenüberstellung von Forderungen und Verbindlichkeiten vorzunehmen und Entwicklung, Planung und Kontrolle der Gewinnverwendung aufzuzeigen.
Weitere Module findet man auch für Rohstoffeingangskontrolle, Materialplanung, Abfallbilanz.
Warum kamen Sie auf die Idee, selber ein Programm zu entwickeln?
Ich hatte schon immer ein Interesse an Datenbankprogrammierung und festgestellt, dass Mitarbeiter mit komplizierten Excel-Tabellen arbeiten, mit dem Resultat, dass, wenn ein Mitarbeiter aufhört, sämtliche Excel-Tabellen und Verknüpfungen nicht mehr nachvollziehbar waren. Somit habe ich beschlossen, nach Abgang eines Finanzcontrollers ein Controllingmodul für die Ewigkeit zu programmieren, damit das Rad nicht immer neu erfunden werden muss.
Im Bereich der Produktion fallen im Betriebsdatenmodul Millionen von Datensätzen an, die sonst - wie in vielen anderen Betrieben - unbrauchbar auf den Servern archiviert werden. X-Reports filtert diese Daten und erstellt transparente Reports zur Steuerung der Produktion, Erkennen von Schwächen und Ermitteln von Kennzahlen. X-Reports ist mit Erkennen der vielen Möglichkeiten, Daten auszuwerten und durch die hohen Anforderungen des Managementsystems der TS 16949, gewachsen. Es wird immer wieder lobend anerkannt bei Vertretern der Banken, Gesellschaftern und last but not least Mitarbeitern.
Übrigens, X-Reports ist nicht nur tagsüber aktiv, sondern auch nachts, wenn es darum geht, Zahlen aus dem Ist-System aufzubereiten und für Reports zur Verfügung zu stellen. Nachts läuft der Server auf Hochtouren, ist bis zu 5 Stunden beschäftigt und verbraucht bei der Aufbereitung ca. 1 Euro Strom.
Welches war das 1. Modul, das Sie programmiert haben und wie war die Resonanz darauf?
Das war das Modul Finanzen, mit der Resonanz, dass man sich überlegt hat, einen ausscheidenden und zu teuren Finanzcontroller nicht mehr zu ersetzen. Erwähnenswert ist noch, dass alle Bereiche mehr gefordert haben hinsichtlich Module, Reports etc.
Kommt Ihnen die Frage „Ich brauche unbedingt einen neuen Report“ bekannt vor?
Am Anfang war das sicherlich so, jetzt sind die Reports weitestgehend vollständig.
Gibt es eine Hotline oder Support?
Es gibt ein Ticketsystem innerhalb von X-Reports, wo jeder User die Möglichkeit hat, Fehler und Wünsche zu melden, welche automatisiert an die IT weitergeleitet werden.
Sind weitere Module geplant?
Grundsätzlich habe ich noch viele Ideen für Module, sofern es meine Zeit erlaubt. Man darf jedoch nicht vergessen, dass das System gepflegt werden muss. Ich denke da an den Proalpha- und Tisoware-Releasewechsel, der bald ansteht. Das bedeutet: wenn Proalpha und Tisoware ihre Datenbankstrukturen ändern, muss ich in X-Reports meine Datenbank-Aufbereitung anpassen oder sogar grundlegend ändern. Aber darauf freue ich mich, wieder etwas neu zu gestalten und mit meinen neuesten Erfahrungen die Programmarchitektur zu verbessern.
Ist Ihnen abends langweilig, weil Sie dann programmieren?
Ich beiße mich gerne in ein Problem hinein und freue mich umso mehr, wenn ich die Lösung gefunden habe. Zugegeben, manchmal nervt es schon, und ich merke, 10 Stunden vor dem Monitor zu sitzen ist nicht gerade gesund. Zum Glück kein Dauerzustand!
Was sagen Externe zu dieser „Informationsquelle“?
Mitarbeiter von Proalpha und Tisoware sind durchaus beeindruckt, dass ein Unternehmen in Eigenregie individuelle Lösungen programmiert und deren Systeme auseinandernimmt. Noch ein kleines Geheimnis: Ich kenne mich in den Oberflächen von Proalpha und Tisoware überhaupt nicht aus, ich weiß nur, wo die Daten stecken.
Wie kam es zu dem Namen „X-Reports“?
Die Datenbank hieß ursprünglich „reports“ und ich wollte diese sichern, dabei habe ich sie einfach in „x_reports“ umbenannt. Seitdem halte ich diesen Namen bei.
Im nächsten Oskar wird auf einzelne Module, z. B. Vertrieb, Finanzen oder Personalplanung näher eingegangen. Wir versuchen auch, mit einem Externen, z. B. unserem Berater für die TS-Norm 16949 zu sprechen, um seine Meinung über X-Reports zu erfahren.
